Rosie — Votre centrale de commande numérique

Rosie est votre app numérique pour le quotidien professionnel : consulter le planning, saisir des souhaits, accomplir des tâches par service, annoncer une maladie, demander des vacances, discuter avec vos collègues, soumettre des propositions d'amélioration — le tout synchronisé sur tous vos appareils. Vous pouvez installer Rosie comme app sur votre smartphone ou l'utiliser dans le navigateur.

Ce que vous pouvez faire avec Rosie :

Lors de votre première visite, vous acceptez le portail de protection des données (nLPD/RGPD) et vous vous connectez avec votre e-mail et votre mot de passe. Vous choisissez la langue (DE/FR/IT/EN) dès la fenêtre de connexion. Vous pouvez changer votre mot de passe à tout moment vous-même sous « Mon profil → Changer le mot de passe ». Oublié ? Sur la page de connexion, le lien « Mot de passe oublié ? » ouvre un formulaire — vous recevez un e-mail dont le lien est valable 60 minutes. Aucun admin requis.

Sur le téléphone, la barre du bas mène à Plan · Ma journée · Souhaits · Absences · Messages · Plus ; un libellé trop long passe sur une deuxième ligne. Sous Plus, vous trouvez Mon profil, l'abonnement calendrier ICS, les contacts de l'équipe, « Idée et retour », l'apparence (mode couleur Automatique selon le soleil/Clair/Rosé/Sombre, affichage Automatique/Mobile/Bureau) ainsi que la langue, l'aide, la commande vocale et la déconnexion. Sur l'ordinateur, les onglets s'appellent Planif. · Tâches · Souhaits · Absences · Équipe · Messages · Idées ; la langue, le mode couleur, l'aide, votre profil, la déconnexion et la cloche 🔔 se trouvent en haut à droite. Les éléments que votre établissement a masqués pour vous n'apparaissent pas.

La 🔔 cloche est votre boîte de réception de notifications (badge ≤9 ou « 9+ »). L'aide ouvre ce manuel à la section de l'onglet dans lequel vous vous trouvez. Vous accédez à Mon profil via l'icône utilisateur en haut à droite ou sous Plus → Mon profil.

Dans l'onglet Plan, la carte du jour en haut indique votre service d'aujourd'hui et le temps restant jusqu'au début ou jusqu'à la fin. En dessous, vous choisissez l'affichage :

Les vacances et absences approuvées figurent comme telles dans votre planning, pas comme « libre ». Si un mois ne peut pas être chargé, Rosie affiche « Réessayer » au lieu d'un planning vide. Si vous touchez l'un de vos services, Échanger le service et Demander une modification d'horaire s'ouvrent (voir « Modifier l'horaire & échanger des services »). ICS n'exporte que vos propres services vers Google Calendar, Outlook ou Calendrier Apple. Si un mois n'est pas encore publié pour votre équipe, touchez l'un de vos jours pour y saisir directement un souhait de service.

Les types de service, abréviations et couleurs sont propres à l'entreprise — l'admin les définit dans « Services ». Exemples courants du quotidien des soins :

Le graphique avec soleil et lune montre, dans « Ma journée », le déroulement de votre journée de manière chronologique (voir « Mes tâches »). Il se met à jour en live (tick par minute) et vous pouvez passer d'un jour à l'autre.

Dans l'onglet Souhaits, vous saisissez des souhaits de service et de congé avec une priorité 1–3 — sur le téléphone dans le calendrier des souhaits : touchez un jour ou « Saisir un nouveau souhait ». Votre admin vous a attribué un crédit par secteur et par priorité ; l'affichage indique combien il en reste. Pour les jours passés, il n'est plus possible de saisir un souhait. Vous demandez les vacances avec une date de début/fin et une note facultative ; statut : soumise / approuvée / refusée. Vous retirez vous-même une demande de vacances soumise ; les vacances approuvées ne peuvent être supprimées que par la planification. Les approbations arrivent souvent directement par push — un clic et vous atterrissez dans le bon secteur.

Dans l'onglet Ma journée (sur l'ordinateur « Tâches »), un graphique de flux de service (soleil/lune, tick live par minute) vous montre les tâches de votre service en cours — de manière chronologique. Changement de statut d'un tapotement : ▶ Démarrer · ✓ Terminé · ↩ Renvoyer (avec motif). Les nouvelles tâches clignotent brièvement. Dans le détail de la tâche, vous trouvez l'historique avec les messages et les pièces jointes ainsi que les documents QMS liés (PDF/DOCX). Vous recevez une push lorsqu'une nouvelle tâche vous est attribuée.

Dans le détail de la tâche apparaissent des pastilles vers les documents QMS associés. Un clic ouvre le PDF en ligne ou le DOCX directement dans le navigateur (via mammoth.js) — aucun téléchargement nécessaire. Seuls les documents que vous pouvez vous-même consulter sont proposés ; un document lié peut être retiré par la personne qui a confié la tâche, par la planification et par l'admin.

Dans l'historique d'une tâche, vous joignez avec Joindre une photo/un PDF une photo — sur le téléphone directement avec l'appareil photo ou depuis la galerie — ou un PDF. Un fichier peut peser au maximum 3 Mo ; l'app réduit automatiquement les grandes photos. Une tâche peut contenir au maximum 10 pièces jointes. Toutes les personnes qui voient l'historique de la tâche voient la pièce jointe ; elle peut être retirée par la personne qui l'a téléversée, par la personne qui a confié la tâche et par l'admin. Si la tâche est supprimée, ses pièces jointes disparaissent aussi.

L'onglet Absences comporte trois rubriques : Maladie/accident, Dates bloquées et Maternité. Tous les rôles ont cet onglet — l'admin et la planification s'y annoncent aussi malades. Pour la maladie/l'accident, il existe quatre types : 🤒 Maladie aiguë · 🏥 Maladie longue durée (dès 15 jours) · 🩹 Accident aigu · 🚑 Accident longue durée. Vous n'avez pas à indiquer de motif — l'employeur ne peut pas exiger le diagnostic, le certificat médical suffit (art. 328b CO, nLPD). L'annonce part pour approbation aux personnes responsables ; après l'approbation, les jours figurent comme absence dans le planning et sont bloqués pour la planification par IA. Pour « aigu », vos services planifiés de la date de début à la date de fin sont annulés après l'approbation.

Sous Mes annonces, vous voyez chaque annonce avec son statut (en attente, approuvée, refusée avec motif, retirée). Vous retirez une annonce en attente à tout moment. Vous ne retirez une annonce de maladie ou d'accident approuvée que si vous l'avez annoncée vous-même ; si la planification l'a saisie, la mention « Saisi par la planification » l'indique. Lors du retrait, l'absence disparaît du planning ; les services remplacés lors de l'approbation ne reviennent pas — la planification replanifie ces jours et en est avertie. Si l'annonce a déjà commencé, Rosie vous demande confirmation : ne la retirez que si elle était erronée. Rétabli·e plus tôt ? Adressez-vous à la planification — elle raccourcit l'annonce et vos jours de maladie restent crédités. Si le mois est déjà clôturé, seul un retrait par la planification reste possible.

S'il manque encore, vous ajoutez le certificat médical à une annonce en attente ou approuvée sous « Mes annonces » avec Ajouter le certificat (photo ou PDF, 3 Mo au maximum). Les personnes qui approuvent en sont informées. Un certificat déjà déposé ne peut être remplacé que par l'administration.

Sous Dates bloquées, vous demandez des jours où vous ne souhaitez pas être planifié — type congé, rendez-vous privé, formation continue ou autre, motif facultatif. « Mes dates bloquées » affiche l'état ; vous retirez vous-même les demandes en attente, les dates bloquées approuvées ne peuvent être supprimées que par la planification. Sous Maternité, vous annoncez volontairement une grossesse ou une naissance : la planification respecte ainsi les délais de la loi sur le travail (art. 35a LTr), et vos indications ne sont visibles que par vous et par les personnes responsables du planning.

Si vous touchez l'un de vos services dans l'onglet Plan, vous demandez une modification d'horaire ou vous échangez le service avec une ou un collègue. Vous accédez aussi à l'échange dans l'onglet « Souhaits » via « Demander un échange de service ». La décision arrive par notification ; vous voyez l'état dans l'onglet « Plan », sous Mes demandes : ⏳ en attente / ✅ approuvée / ❌ refusée (avec motif).

Dans l'onglet Plan, Mes demandes affiche vos demandes d'échange en cours (reçues et envoyées), vos modifications d'horaire et vos reprises, avec en dessous l'historique des dernières décisions. Si vous pouvez approuver des modifications d'horaire, les demandes en attente figurent au-dessus, sous « À valider ». Vous trouvez les annonces de maladie et d'accident dans l'onglet « Absences » sous « Mes annonces », les dates bloquées sous « Mes dates bloquées » ; les vacances, les souhaits et le congé non payé dans l'onglet « Souhaits ».

Sur le téléphone sous Plus → Idée et retour, sur l'ordinateur dans l'onglet Idées, vous soumettez une proposition — ou vous signalez un problème (catégorie « Signaler un problème/bug »). L'idée part vers le serveur ; les admins et les planificateurs sont aussitôt avertis et la traitent avec les statuts soumise / en cours d'examen / réalisée / refusée. Votre nom est affiché afin que l'admin puisse poser des questions.

Onglet Messages → Nouveau → choisir le destinataire, rédiger. Les photos sont réduites automatiquement, les fichiers sont possibles jusqu'à 5 Mo. Avec le bouton micro, vous dictez du texte dans le champ de saisie : votre navigateur ou votre système d'exploitation envoie pour cela l'enregistrement à son propre service de reconnaissance vocale — la première fois, Rosie vous demande votre accord. Le bouton 🌐 traduit en 14 langues. Les conversations à plusieurs personnes apparaissent comme groupe. Tous ceux que la politique de messagerie de votre entreprise autorise peuvent écrire.

Les services publiés en ouvert — parfois avec une prime de remplacement — figurent dans l'onglet Plan sous Reprises ouvertes, si votre établissement a activé cet affichage pour vous et que votre qualification correspond. Vous vous proposez d'un tapotement ; si une approbation est nécessaire, la planification décide et vous êtes averti. Les services passés et les publications sans date n'y apparaissent plus. Lors de la reprise, Rosie vérifie si vous avez ce jour-là des vacances, une absence ou une période bloquée, et contrôle les règles de la loi sur le travail.

Activer : ouvrir la cloche → « Activer push » → confirmer l'autorisation du navigateur — ou dans la fenêtre « Configurez votre appareil », qui apparaît après la première connexion sur un appareil. iPhone : possible uniquement dans la PWA installée (ajout à l'écran d'accueil). Déclencheurs : nouveau planning, nouvelle tâche, demande traitée, nouveau message, service ouvert. L'admin peut piloter les catégories de push, et l'entreprise définit les heures de silence (Quiet Hours). Dans votre profil, sous Notifications, vous choisissez les événements qui vous parviennent en plus par push et vous ajoutez au besoin votre propre période de repos ; la cloche continue d'afficher tout. Certaines notifications push contiennent des liens profonds : toucher « Nouveau message » ouvre par exemple directement le chat.

La cloche en haut à droite vous montre toutes les notifications reçues avec un badge (≤9 ou « 9+ »). Même si vous avez manqué une push, vous la retrouvez ici.

Onglet « Plan » → « Ma semaine » ou « Mois complet » → « ICS » (sur l'ordinateur : bouton « ICS » du planning). Le fichier ne contient que vos propres services des mois publiés — les services d'autres personnes n'y figurent jamais. Un fichier exporté est un instantané ; si le planning change, vous devez l'exporter à nouveau. Un abonnement personnel au calendrier est également disponible, comme décrit ci-dessous.

Appuyez sur Plus → Apparence → Affichage → Mobile. Si la navigation du bas a disparu après avoir choisi « Bureau », appuyez sur Utiliser l’affichage mobile en haut de ROSIE.

Automatique choisit l’affichage adapté à votre appareil. Mobile et Bureau restent enregistrés comme votre choix sur cet appareil. Le bouton modifie uniquement la présentation dans ROSIE.

iPhone (Safari) : Partager → « Sur l'écran d'accueil ». Android (Chrome) : bannière « Ajouter à l'écran d'accueil » ou ⋮ → « Installer l'app ». Avantages : push (sur iOS uniquement après installation), démarrage plus rapide, plein écran sans barre d'adresse. Le service worker conserve l'app elle-même en local pour qu'elle démarre tout de suite — mais volontairement pas les données du planning : elles contiennent des données de santé, et R.O.S.I.E. tourne souvent sur des PC d'unité partagés. Pour travailler, vous avez besoin d'une connexion.

Vous accédez à votre profil via l'icône utilisateur en haut à droite ou, sur le téléphone, sous Plus → Mon profil — pas via la liste de l'équipe. Là : photo de profil, données personnelles, changement du mot de passe, abonnement calendrier, notifications et l'aperçu de la protection des données. La langue se choisit sous Plus → Langue. Les annonces de maladie/accident, les dates bloquées et la maternité se font dans l'onglet « Absences ». Il n’y a pas de carte « Historique du planning » dans cette version de l’app ; l’administration établit votre décompte d’heures et vous le transmet.

Vos données ne sont visibles que pour les rôles d'approbateurs configurés (p. ex. direction des soins, planificateur de service). Vous faites valoir vos droits (accès, rectification, effacement, portabilité des données) auprès de l'admin ; contact : datenschutz@rosie-app.ch. Les données sensibles dans les analyses sont anonymisées (nettoyage des PII, k-anonymat ≥ 4). Pour les commandes vocales, Rosie supprime le numéro de téléphone, le n° AVS, l'IBAN, l'adresse e-mail et les dates avant que le texte reconnu ne parte vers le service d'IA — pas les noms ; évitez donc d'en mentionner.

Vous lancez la commande vocale sur le téléphone sous Plus → Commande vocale, sur l'ordinateur via le bouton micro en haut. Elle connaît 7 commandes (Maladie · Souhait de service · Vacances · Échange de service · Statut · Navigation · Aide). C'est l'admin qui décide si elle est disponible pour vous ; Rosie le vérifie avant que le micro ne démarre. Avant la première utilisation, vous donnez votre consentement. Le consentement a été reformulé — si vous avez déjà utilisé la commande vocale, vous le confirmez une nouvelle fois.

Votre navigateur ou votre système d'exploitation convertit l'enregistrement en texte via son propre service de reconnaissance vocale — ce service est exploité par le fournisseur du navigateur ou du système d'exploitation, et non par Rosie. Le texte reconnu est ensuite envoyé à un service d'IA pour la reconnaissance de la commande ; le numéro de téléphone, le n° AVS, l'IBAN, l'adresse e-mail et les dates sont supprimés automatiquement au préalable, les noms non. Évitez donc de mentionner des noms de collègues ou de personnes prises en charge.