Rosie — Deine digitale Schaltzentrale

Rosie ist deine digitale App für den Arbeitsalltag: Dienstplan einsehen, Wünsche eintragen, Aufgaben pro Schicht erledigen, krank melden, Ferien beantragen, mit Kolleg:innen chatten, Verbesserungsvorschläge einreichen — alles auf allen Geräten synchron. Du kannst Rosie auf dem Smartphone als App installieren oder im Browser nutzen.

Was du mit Rosie tun kannst:

Beim ersten Besuch akzeptierst du das Datenschutz-Gate (nDSG/DSGVO) und meldest dich mit E-Mail und Passwort an. Die Sprache (DE/FR/IT/EN) wählst du schon im Anmeldefenster. Dein Passwort kannst du jederzeit selbst unter „Mein Profil → Passwort ändern" ändern. Vergessen? Auf der Anmeldeseite führt der Link „Passwort vergessen?" zu einem Formular — du bekommst eine E-Mail, deren Link 60 Minuten gültig ist. Kein Admin nötig.

Auf dem Handy führt die untere Leiste zu Plan · Mein Tag · Wünsche · Absenzen · Meldungen · Mehr; eine zu lange Beschriftung bricht in eine zweite Zeile um. Unter Mehr findest du Mein Profil, das ICS-Kalender-Abo, die Team-Kontakte, «Idee & Feedback», die Darstellung (Farbmodus Automatisch nach Sonnenzeiten/Hell/Rosé/Dunkel, Ansicht Automatisch/Mobil/Desktop) sowie Sprache, Hilfe, Sprachbefehl und Abmelden. Auf dem Computer heissen die Reiter Dienste · Aufgaben · Wünsche · Absenzen · Team · Meldungen · Ideen; Sprache, Farbmodus, Hilfe, dein Profil, Abmelden und die Glocke 🔔 stehen oben rechts. Bereiche, die dein Betrieb für dich ausgeblendet hat, erscheinen nicht.

Die 🔔 Glocke ist deine Benachrichtigungs-Inbox (Badge ≤9 oder „9+"). Hilfe öffnet dieses Handbuch beim Abschnitt zu dem Reiter, in dem du gerade bist. Mein Profil erreichst du über das Benutzer-Icon oben rechts oder unter Mehr → Mein Profil.

Im Reiter Plan steht oben die Heute-Karte mit deinem heutigen Dienst und der Zeit bis zum Beginn bzw. bis zum Ende. Darunter wählst du die Ansicht:

Genehmigte Ferien und Absenzen stehen als solche in deinem Plan, nicht als «frei». Lässt sich ein Monat nicht laden, zeigt Rosie «Erneut versuchen» statt eines leeren Plans. Tippst du auf einen eigenen Dienst, öffnen sich Dienst tauschen und Zeitänderung beantragen (siehe „Dienstzeit ändern & Schichten tauschen"). ICS holt nur deine eigenen Dienste in Google Calendar, Outlook oder Apple Kalender. Ist ein Monat für dein Team noch nicht veröffentlicht, tippst du auf einen eigenen Tag und trägst dort direkt einen Dienstwunsch ein.

Schichttypen, Kürzel und Farben sind firmenspezifisch — der Admin definiert sie in „Dienste". Häufige Beispiele aus dem Pflegealltag:

Die Grafik mit Sonne und Mond zeigt in «Mein Tag» deinen Tagesablauf chronologisch (siehe „Meine Aufgaben"). Sie aktualisiert sich live (Tick pro Minute), und du kannst zwischen den Tagen wechseln.

Im Reiter Wünsche trägst du Dienst- und Freiwünsche mit Priorität 1–3 ein — auf dem Handy im Wunsch-Kalender: Tag antippen oder «Neuen Wunsch erfassen». Dein Admin hat dir ein Guthaben pro Bereich und Priorität vergeben; die Anzeige zeigt, wie viel davon noch frei ist. Für vergangene Tage lässt sich kein Wunsch mehr eintragen. Ferien beantragst du mit Von/Bis-Datum und optionaler Notiz; Status: eingereicht / genehmigt / abgelehnt. Einen eingereichten Ferienantrag ziehst du selbst zurück, genehmigte Ferien löscht nur die Dienstplanung. Genehmigungen kommen oft direkt per Push — ein Klick und du landest im richtigen Bereich.

Im Reiter Mein Tag (am Computer «Aufgaben») siehst du in einer Schicht-Flow-Grafik (Sonne/Mond, Live-Tick pro Minute) die Aufgaben deiner aktuellen Schicht — chronologisch. Statuswechsel mit Tippen: ▶ Starten · ✓ Erledigt · ↩ Zurückgeben (mit Grund). Neue Aufgaben blinken kurz. Im Aufgaben-Detail findest du den Verlauf mit Nachrichten und Anhängen sowie verlinkte QMS-Dokumente (PDF/DOCX). Du wirst per Push benachrichtigt, wenn dir eine neue Aufgabe zugewiesen wird.

Im Task-Detail erscheinen Chips zu verknüpften QMS-Dokumenten. Klick öffnet PDF inline oder DOCX direkt im Browser (via mammoth.js) — kein Download nötig. Zur Auswahl stehen nur Dokumente, die du selbst lesen darfst; ein verlinktes Dokument wieder entfernen können die Person, die die Aufgabe erteilt hat, die Dienstplanung und der Admin.

Im Verlauf einer Aufgabe hängst du mit Foto/PDF anhängen ein Foto an — auf dem Handy direkt mit der Kamera oder aus der Galerie — oder ein PDF. Eine Datei darf höchstens 3 MB gross sein; grosse Fotos verkleinert die App. Eine Aufgabe fasst höchstens 10 Anhänge. Den Anhang sehen alle, die den Verlauf der Aufgabe sehen; entfernen können ihn die Person, die ihn hochgeladen hat, die Person, die die Aufgabe erteilt hat, und der Admin. Wird die Aufgabe gelöscht, verschwinden auch ihre Anhänge.

Der Reiter Absenzen hat drei Bereiche: Krank/Unfall, Sperrdaten und Mutterschutz. Ihn haben alle Rollen — auch Admin und Planung melden sich hier selbst krank. Für Krank/Unfall gibt es vier Typen: 🤒 Krank akut · 🏥 Krank Langzeit (ab 15 Tagen) · 🩹 Unfall akut · 🚑 Unfall Langzeit. Einen Grund musst du nicht angeben — der Arbeitgeber darf die Diagnose nicht verlangen, das Arztzeugnis genügt (Art. 328b OR, nDSG). Die Meldung geht zur Genehmigung an die Verantwortlichen; nach der Genehmigung stehen die Tage als Absenz im Dienstplan und sind für die KI-Planung gesperrt. Bei «akut» werden nach der Genehmigung deine geplanten Dienste vom Von- bis zum Bis-Datum storniert.

Unter Meine Meldungen siehst du jede Meldung mit Status (offen, genehmigt, abgelehnt mit Grund, zurückgezogen). Eine offene Meldung ziehst du jederzeit zurück. Eine genehmigte Krank- oder Unfallmeldung ziehst du nur zurück, wenn du sie selbst gemeldet hast; hat die Dienstplanung sie erfasst, steht dort «Von der Dienstplanung erfasst». Beim Rückzug verschwindet die Absenz aus dem Dienstplan; die Dienste, die bei der Genehmigung ersetzt wurden, kommen nicht zurück — die Tage plant die Dienstplanung neu, und sie wird darüber benachrichtigt. Hat die Meldung schon begonnen, fragt Rosie nach: Zieh sie nur zurück, wenn sie irrtümlich war. Bist du früher gesund, meldest du dich bei der Dienstplanung — sie verkürzt die Meldung, deine Krankheitstage bleiben gutgeschrieben. Ist der Monat bereits abgeschlossen, geht ein Rückzug nur noch über die Dienstplanung.

Fehlt das Arztzeugnis noch, reichst du es bei einer offenen oder genehmigten Meldung unter «Meine Meldungen» mit Zeugnis nachreichen nach (Foto oder PDF, höchstens 3 MB). Die Genehmigenden erhalten dazu eine Mitteilung. Ein bereits hinterlegtes Zeugnis ersetzt nur die Administration.

Unter Sperrdaten beantragst du Tage, an denen du nicht eingeplant werden möchtest — Typ Urlaub, privater Termin, Weiterbildung oder Anderes, Grund optional. «Meine Sperrdaten» zeigt den Stand; offene Anträge ziehst du selbst zurück, genehmigte Sperrdaten löscht nur die Dienstplanung. Unter Mutterschutz meldest du freiwillig eine Schwangerschaft oder Geburt: Die Dienstplanung hält damit die Fristen des Arbeitsgesetzes ein (Art. 35a ArG), und deine Angaben sehen nur du und die Personen, die den Dienstplan verantworten.

Tippst du im Reiter Plan auf einen eigenen Dienst, beantragst du eine Zeitänderung oder tauschst den Dienst mit einer Kollegin oder einem Kollegen. Den Tausch erreichst du auch im Reiter «Wünsche» über «Diensttausch anfragen». Die Entscheidung kommt als Benachrichtigung; den Stand siehst du im Reiter «Plan» unter Meine Anträge: ⏳ pendent / ✅ genehmigt / ❌ abgelehnt (mit Grund).

Im Reiter Plan zeigt Meine Anträge deine offenen Tausch-Anfragen (eingehend und ausgehend), Zeitänderungen und Übernahmen, darunter den Verlauf der zuletzt entschiedenen. Darfst du Zeitänderungen genehmigen, stehen offene Anträge darüber unter «Zu genehmigen». Krank- und Unfallmeldungen findest du im Reiter «Absenzen» unter «Meine Meldungen», Sperrdaten unter «Meine Sperrdaten»; Ferien, Wünsche und unbezahlten Urlaub im Reiter «Wünsche».

Auf dem Handy unter Mehr → Idee & Feedback, am Computer im Reiter Ideen reichst du einen Vorschlag ein — oder meldest ein Problem (Kategorie «Problem/Fehler melden»). Die Idee geht an den Server; Admins und Planer werden sofort benachrichtigt und bearbeiten sie mit den Status eingereicht / in Prüfung / umgesetzt / abgelehnt. Dein Name wird angezeigt, damit der Admin Rückfragen stellen kann.

Reiter Meldungen → Neue → Empfänger wählen, schreiben. Fotos werden automatisch verkleinert, Dateien sind bis 5 MB möglich. Mit dem Mikrofon-Knopf diktierst du Text ins Eingabefeld: Dafür schickt dein Browser bzw. Betriebssystem die Aufnahme an seinen eigenen Spracherkennungsdienst — beim ersten Mal fragt Rosie dich um dein Einverständnis. Der 🌐-Button übersetzt in 14 Sprachen. Unterhaltungen mit mehreren Personen erscheinen als Gruppe. Schreiben dürfen alle, die die Messaging-Policy deiner Firma erlaubt.

Offen ausgeschriebene Dienste — teils mit Einspring-Prämie — stehen im Reiter Plan unter Offene Übernahmen, sofern dein Betrieb diese Ansicht für dich eingeschaltet hat und deine Qualifikation passt. Du meldest dich mit einem Tipp; braucht es eine Genehmigung, entscheidet die Dienstplanung, und du wirst benachrichtigt. Vergangene Dienste und Ausschreibungen ohne Datum erscheinen dort nicht mehr. Beim Übernehmen prüft Rosie, ob du an dem Tag Ferien, eine Absenz oder eine Sperrzeit hast, und prüft die Regeln des Arbeitsgesetzes.

Aktivieren: Glocke öffnen → „Push aktivieren" → Browser-Erlaubnis bestätigen — oder im Fenster «Richte dein Gerät ein», das nach der ersten Anmeldung auf einem Gerät erscheint. iPhone: nur in der installierten PWA möglich (Add-to-Homescreen). Auslöser: neuer Plan, neue Aufgabe, Antrag bearbeitet, neue Nachricht, offene Schicht. Push-Kategorien kann der Admin steuern, und die Stille-Zeiten (Quiet Hours) legt die Firma fest. In deinem Profil unter Benachrichtigungen wählst du, welche Ereignisse dich zusätzlich als Push erreichen, und ergänzt bei Bedarf eine eigene Ruhezeit; die Glocke zeigt weiterhin alles. Einige Push-Mitteilungen enthalten Deep-Links: Ein Tipp auf «Neue Nachricht» öffnet zum Beispiel direkt den Chat.

Die Glocke oben rechts zeigt dir alle eingegangenen Benachrichtigungen mit Badge (≤9 oder „9+"). Auch wenn du eine Push verpasst hast, findest du sie hier.

Reiter «Plan» → «Meine Woche» oder «Ganzer Monat» → «ICS» (auf dem Computer: Knopf «ICS» beim Dienstplan). Die Datei enthält nur deine eigenen Dienste aus veröffentlichten Monaten — Dienste anderer Personen sind nie dabei. Eine exportierte Datei ist eine Momentaufnahme; bei Planänderungen musst du sie erneut exportieren. Daneben gibt es ein persönliches Kalender-Abo, das unten beschrieben ist.

Tippe auf Mehr → Darstellung → Ansicht → Mobil. Falls nach der Wahl von «Desktop» die untere Navigation fehlt, tippe oben in ROSIE auf Mobile Ansicht verwenden.

Automatisch wählt die Ansicht passend zum Gerät. Mobil und Desktop bleiben auf diesem Gerät als deine Auswahl gespeichert. Der Knopf ändert nur die Darstellung in ROSIE.

iPhone (Safari): Teilen → „Zum Home-Bildschirm". Android (Chrome): Banner „Zum Startbildschirm" oder ⋮ → „App installieren". Vorteile: Push (auf iOS erst nach Installation), schnellerer Start, Vollbild ohne Adressleiste. Der Service Worker hält die App selbst lokal, damit sie sofort startet — die Dienstplandaten bewusst nicht: sie enthalten Gesundheitsdaten, und R.O.S.I.E. läuft oft auf geteilten Stations-PCs. Für die Arbeit brauchst du eine Verbindung.

Du erreichst dein Profil über das Benutzer-Icon oben rechts oder auf dem Handy unter Mehr → Mein Profil — nicht über die Team-Liste. Dort: Profilfoto, Stammdaten, Passwort ändern, Kalender-Abo, Benachrichtigungen und die Datenschutz-Übersicht. Die Sprache wählst du unter Mehr → Sprache. Krank-/Unfallmeldungen, Sperrdaten und Mutterschutz meldest du im Reiter «Absenzen». Eine Card „Dienstplan-Historie" gibt es in dieser App-Version nicht; deinen Stundennachweis (Zeitausweis) erstellt die Verwaltung und gibt ihn dir weiter.

Sichtbar sind deine Daten nur für konfigurierte Genehmiger-Rollen (z.B. Pflegedienstleitung, Dienstplaner). Deine Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenportabilität) machst du beim Admin geltend; Kontakt: datenschutz@rosie-app.ch. Sensible Daten in Auswertungen werden anonymisiert (PII-Scrubbing, k-Anonymität ≥ 4). Bei Sprachbefehlen entfernt Rosie Telefonnummer, AHV-Nr., IBAN, E-Mail-Adresse und Datumsangaben, bevor der erkannte Text an den KI-Dienst geht — Namen nicht; nenne deshalb möglichst keine.

Den Sprachbefehl startest du auf dem Handy unter Mehr → Sprachbefehl, am Computer über den Mikrofon-Knopf oben. Er kennt 7 Befehle (Krank · Dienstwunsch · Ferien · Schichttausch · Status · Navigation · Hilfe). Ob er für dich verfügbar ist, entscheidet der Admin; Rosie prüft das, bevor das Mikrofon startet. Vor der ersten Nutzung willigst du ein. Die Einwilligung wurde neu gefasst — wer den Sprachbefehl schon genutzt hat, bestätigt sie einmal neu.

Dein Browser bzw. dein Betriebssystem wandelt die Aufnahme über seinen eigenen Spracherkennungsdienst in Text um — diesen Dienst betreibt der Browser- bzw. Betriebssystem-Anbieter, nicht Rosie. Der erkannte Text geht danach zur Erkennung des Befehls an einen KI-Dienst; Telefonnummer, AHV-Nr., IBAN, E-Mail-Adresse und Datumsangaben werden vorher automatisch entfernt, Namen nicht. Nenne deshalb möglichst keine Namen von Kolleg:innen oder betreuten Personen.