Manual 4 von 5 · Käufer-Handbuch · Stand r396
Rosie — Die Entscheidungsgrundlage
Was ist Rosie, was kann es, für wen ist es geeignet, und wie sicher sind Ihre Daten? Dieses Handbuch fasst alle Informationen zusammen, die Sie als Entscheider:in brauchen — Funktionsumfang, Compliance-Belege, Migrationspfad und der Weg vom Erstkontakt zur produktiven Nutzung. Preis-, Vertrags- und Service-Details klären wir individuell im Beratungsgespräch.
⚡ Schnellzugriff — Was möchten Sie wissen?
Was ist Rosie?
Eine ehrliche Beschreibung
Rosie ist eine webbasierte Dienstplan-Software für Schichtbetriebe — als App auf dem Smartphone oder im Webbrowser nutzbar. Swiss Made, Mobile-First. Mitarbeitende sehen ihren Dienstplan jederzeit, erledigen Aufgaben pro Schicht, melden sich krank oder beantragen Ferien. Vorgesetzte planen effizienter — manuell, mit Paintbrush oder vollautomatisch per KI.
Was Rosie NICHT istRosie ist kein Personalvermittler, kein Lohnbuchhaltungsprogramm (nur Vorbereitung über Monatsabschluss), keine Zeiterfassung mit physischem Terminal und keine Personalbeurteilungs-Software. Rosie fokussiert auf Schichtplanung, Aufgabenmanagement, Kommunikation und Abwesenheitsmanagement.
Swiss Made
Schweizer Datenschutz-Standards, Kantone und Feiertage eingebaut. Legal Engine mit ArG-Prüfung.
PWA / Cloud
Keine Installation, kein App-Store-Zwang. Browser öffnen, einloggen, loslegen.
Verschlüsselung
Übertragung verschlüsselt; vertrauliche Felder wie Diagnosen, AHV-Nummer und IBAN sowie die stündlichen Sicherungen verschlüsselt gespeichert. Nach revDSG gebaut; AVV mit vollständigem Sub-Bearbeiter-Verzeichnis.
Mobile First
Funktioniert auf jedem Smartphone. Direkt aus dem Browser installierbar. Startet dank Service Worker sofort; für die Arbeit braucht es eine Verbindung.
Für welche Unternehmen ist Rosie geeignet?
Leitbranche Healthcare, weitere Schichtbetriebe
Rosie ist entlang der Anforderungen der Pflege entwickelt worden. Die Architektur ist branchenneutral — alle Schichtbetriebe mit Früh-, Spät- und Nachtmustern, Pausenregelungen und rollenbasierten Genehmigungen lassen sich abbilden. Referenzkunden nennen wir nur mit deren schriftlicher Zustimmung; fragen Sie im Beratungsgespräch danach.
Healthcare (Leitbranche)
Pflegeheime, Spitäler, Spitex — Pflegedienstleitung-Rolle, ArG-Krankenhaus-Defaults, F/S/N-Rotation.
Gastronomie
Restaurants, Hotels, Catering — wechselnde Schichten mit Pausen-Modus pro Dienst.
Detailhandel
Shops mit Früh-/Spätdiensten und Wochenend-Einsätzen.
Sicherheit
Wachdienste mit 24/7-Besetzung, Springer-Pool für Ausfälle.
Soziales
Kitas, Sozialdienste — wechselnde Teilzeit-Teams mit Wunsch-Guthaben.
Transport / Industrie
Fahrpläne, Produktions- und Lager-Teams. Auf Anfrage konfigurierbar.
Optimal für 5–200 MitarbeitendeRosie ist für mittlere Betriebe konzipiert. Unter 5 Mitarbeitenden reicht oft die manuelle Planung. Über 200 Mitarbeitende empfehlen wir ein Beratungsgespräch für eine massgeschneiderte Konfiguration.
Warum Rosie?
Fünf Argumente, die Rosie heute auszeichnen
Swiss Made
Anbieterin, Entwicklung und Datenhaltung in der Schweiz. Die Digital Passion GmbH (Olten SO) ist Anbieterin und Auftragsbearbeiterin — Sie haben eine Vertragspartei, keinen Zwischenhändler.
PWA — sofort einsetzbar
Kein App-Store-Zwang, kein Rollout-Stress. Browser öffnen, einloggen, fertig.
Echte Compliance
Nach revDSG gebaut, AVV mit Sub-Bearbeiter-Verzeichnis, HSTS preload (2-Jahres-Pin), hashverketteter Prüfpfad für Aufgaben und für Schicht-Änderungen.
Multi-Device-Sync
Server-synchron in Sekunden — Smartphone, Tablet, Browser. Chat-Nachrichten lassen sich offline verfassen und gehen raus, sobald wieder Netz da ist.
Mehrsprachigkeit
Vier App-Sprachen DE/FR/IT/EN für die Oberfläche, Chat-Übersetzung in 14 Sprachen client-seitig.
Funktionsüberblick
Was Rosie konkret kann — Stand r396
KI-Dienstplan mit Legal Engine
Solver berücksichtigt Wünsche, Absenzen, Ferien, Kantons-Feiertage und ArG-Regeln (11 h Ruhezeit, max. Schichtdauer, F→S→N-Rotation, Wochenstunden).
Paintbrush + Status-Quo
Schnelles Bemalen, interaktive Monats-Matrix mit Deckungs-% und Blueprint-Presets.
Schichten-Tausch (Mutations)
Multi-Approver-Workflow mit Approval-Timeline und Genehmigung direkt aus der Push-Benachrichtigung.
Einspring-Prämien und Springer-Einsätze
Offene Schichten mit Einspring-Prämie ausschreiben oder Springer-Einsätze mit Zulagen verwalten — getrennt im Lohn-Export.
Wunsch-Guthaben
Pro Bereich × Priorität (1–3) konfigurierbar, rollend oder festes Fenster. Fremdwünsche durch Planer.
Ferien-Workflow
Antrag mit Von/Bis-Datum, Deep-Link-Genehmigung aus der Push, automatischer Eintrag im Kalender.
Aufgaben pro Schicht
Schicht-Flow-Grafik mit Sonne/Mond, KI-Mustererkennung (4 Stufen, anonymisierte Prompts), QMS-Doc-Verlinkung.
Absenzen-Management
Auto-Sync zu Kalender und Status-Quo, konfigurierbare Approver-Rollen, Audit über Hash-Chain.
Monatsabschluss
Editor mit Stunden, Pausen und Zulagen; Export als CSV und PDF für die Lohnbuchhaltung. Einen XLSX-Export gibt es derzeit nicht.
Audit-Log (Merkle)
Manipulationssichere Hash-Kette für Tasks, Absenzen und Schicht-Änderungen. Nachvollziehbarer Prüfpfad.
Multi-Rollen + RBAC
Pro MA mehrere Rollen, vier separate Genehmiger-Boxen (Schichtplanung, Dienstzeit, Aufgaben-Verantwortlich, Diensttausch).
Push (RFC 8291)
Quiet Hours firmenweit, pro Kategorie steuerbar, persistente Inbox via Glocke.
Sprachsteuerung
7 Befehle (Krank, Dienstwunsch, Ferien, Tausch, Status, Navigation, Hilfe). ROSIE erhält keine Audioaufnahmen; die Umwandlung in Text übernimmt der Spracherkennungsdienst des Browsers bzw. Betriebssystems. Nur der erkannte Text geht, mit Einwilligung, zur Erkennung an eine KI.
Dokumente an Aufgaben
Fotos und PDF vom Gerät an Aufgaben anhängen — am Handy direkt mit der Kamera, bis 3 MB, verschlüsselt gespeichert, nur für Beteiligte sichtbar.
Sicherheit und Recht
Worauf Sie sich verlassen können
Datenschutz, Arbeitsgesetz, Mandantentrennung und die Branchen, für die Rosie ausgelegt ist.
Datenschutz & Sicherheit
Versprechen mit Beleg — kein Marketing-Geräusch
Rosie ist nach dem revidierten Datenschutzgesetz gebaut und wird danach betrieben. Wir setzen auf nachweisbare Massnahmen, nicht auf Slogans. Jeder Punkt hier ist im Code, in den Migrationen oder in der Betriebsdokumentation belegbar.
| Versprechen | Beleg |
|---|---|
| Hosting & Datenhaltung in der Schweiz | Rechenleistung, Datenbank, Objektspeicher und Backups laufen bei Infomaniak in der Schweiz. Alle weiteren Beteiligten stehen im Sub-Bearbeiter-Verzeichnis des AVV. |
| Kein Tracking | DNT-Honor, keine Drittanbieter-Analytics, keine Cookies. |
| Sicherheits-Header | HSTS preload (max-age 2 Jahre), SRI, strikte CSP, X-Worker-Version für Forensik. |
| Audit | Merkle-Hash-Kette für Tasks und Absenzen, Audit-Ledger für Schicht-Änderungen. |
| Datenminimierung | PII-Scrub-Regex vor Analytics; KI-Prompts ohne Personenbezug (DSG-Firewall). |
| Verfügbarkeit | Service-Worker-Cache für schnellen Start, Multi-Device-Konsistenz. |
| Barrierefreiheit | Globaler ESC + Focus-Trap in Modals, ARIA-progressbar für Onboarding-Wizard. |
| Mehrsprachigkeit | 4 App-Sprachen DE/FR/IT/EN, Chat-Übersetzung 14 Sprachen, Definitionen für RM/SQ/BS vorhanden. |
revDSG (Schweiz)
Datenminimierung, Auskunfts-, Berichtigungs- und Lösch-Recht. Einwilligung nach Art. 6 Abs. 6 revDSG vor der Sprachsteuerung, Art. 25 revDSG für Auskunft und Export.
Datenhaltung Schweiz
Rechenleistung, Datenbank, Objektspeicher und Backups bei Infomaniak in der Schweiz. Wer sonst beteiligt ist — vorgelagerter Schutzdienst der öffentlichen Website, Zahlungsdienstleister, Mailversand — steht namentlich im Sub-Bearbeiter-Verzeichnis des AVV.
Human-in-the-Loop
Art. 21 revDSG: KI-Vorschläge (z. B. Vorschläge für offene Schichten, Task-Mustererkennung) bedürfen menschlicher Genehmigung.
Crypto-Shredding
Schlüssel-Vernichtung + IndexedDB- + Service-Worker-Wipe als operativer Widerruf bei Vertragsende.
Trivial verifizierbarDie Sicherheits-Header lassen sich jederzeit nachprüfen — z. B. mit
curl -I https://rosie-app.ch. Der HSTS-Preload-Pin gilt zwei Jahre (max-age=63072000); X-Worker-Version zeigt die aktive Release-Nummer für Forensik und Support.Branchen-Eignung
Healthcare als Leitbranche, generische Abdeckung anderer Schichtbetriebe
Rosie wurde mit der Healthcare-Branche entwickelt — Pflegedienstleitung als eigene Rolle, ArG-Krankenhaus-Defaults, F/S/N-Rotation, Stationen, Bereiche und Aufgaben pro Schicht. Andere Branchen sind generisch abgedeckt: Schichten F/S/N, Pausen-Modi (paid_break ja/nein), Nachtruhe-Regeln, Wochenend- und Feiertags-Logik.
Pflege & Spitex
Pflegeheim, Spitex und Spital lassen sich über Rollen, Bereiche und Dienstarten abbilden — die arbeitsrechtlichen Sonderregeln der Pflege (ArGV 2) sind zuschaltbar, nicht Voraussetzung.
Generische Schichtbetriebe
Jeder Dienst frei definierbar (Name, Kürzel, Zeiten, Pause, Farbe, Bereich, Rollen-Einschränkung). Keine starren Branchen-Templates.
Mehrsprachig im Betrieb
DE/FR/IT/EN für die Oberfläche, Chat-Übersetzung in 14 Sprachen — passt zu mehrsprachigen Teams.
Einführen
Vom Entscheid zum ersten Plan
Datenübernahme, Testphase, Kaufprozess und der Auftragsverarbeitungsvertrag in verständlichen Worten.
Migration & Erst-Setup
Vom Excel-Plan zum produktiven System
Migration aus bestehenden Systemen läuft über CSV-Import für Stammdaten. Ein eingebauter DSG-Filter blockt sensible Felder (AHV, IBAN, Religion, Gehalt, Gesundheitsdaten) automatisch — sie werden separat und kontrolliert nachgepflegt.
1
Firma anlegen — Name, Branche, Kanton, Standard-Sprache.
2
Stationen / Abteilungen — Strukturen und Bereiche definieren.
3
Dienste konfigurieren — pro Schichttyp: Name, Kürzel, Zeiten, Pause (paid_break ja/nein), Farbe, Bereich.
4
Mitarbeitende einladen — per E-Mail von
support@rosie-app.ch; jede:r loggt sich selbst ein.5
Compliance bestätigen — Datenschutz und KI-Consent abnicken, dann den ersten Plan erstellen.
Realistische ZeitschätzungEine erste Anmeldung läuft in rund 30 Minuten. Ein sauberes Setup mit Rollen, Bereichen, Wunsch-Budgets und konfigurierten Genehmiger-Boxen dauert realistisch 2–4 Stunden — wir begleiten Sie auf Wunsch.
Testmodus
Vor der Entscheidung in Ruhe ausprobieren
Sie können Rosie kostenlos und unverbindlich testen — 14 Tage mit vollem Funktionsumfang. Danach bleibt der Zugang 30 Tage lesend offen, damit nichts verloren geht; Ihre Daten sind während 90 Tagen exportierbar. Wir warnen sieben Tage und einen Tag vor jedem Wechsel. Welche Zusatzmodule im Test freigeschaltet sind, klären wir im Beratungsgespräch.
Was Sie im Test ausprobieren solltenOnboarding-Wizard durchlaufen, einen Plan manuell und einen mit der KI erstellen, eine Krankmeldung simulieren, einen Schichten-Tausch beantragen und genehmigen, eine Aufgabe mit verlinktem QMS-Doc anlegen. Spielen Sie ruhig: alles ist reversibel.
Vom Erstkontakt zur produktiven Nutzung
Sechs Schritte ohne Überraschungen
1
Kontakt — Anfrage über das Beratungsformular oder per E-Mail an support@rosie-app.ch.
2
Beratung — wir klären Bedarf, Branche, Mitarbeitendenzahl, Module und Zeitplan. Demo der Funktionen passend zu Ihrem Use-Case.
3
Test — Sie erhalten Ihren eigenen Tenant zum Ausprobieren mit Test-Daten oder Ihren eigenen Strukturen.
4
AVV unterzeichnen — Auftragsbearbeitungsvertrag vor der produktiven Nutzung unterzeichnen.
5
Vertrag & Aktivierung — Service-Konditionen werden im Vertrag festgehalten, danach erfolgt die Aktivierung Ihres produktiven Tenants.
6
Schulung & Go-Live — Admin-Schulung, optional Mitarbeitenden-Onboarding, dann produktiver Betrieb.
Konditionen klären wir individuellService-Umfang, Begleitung und Vertragsdetails passen wir an Ihren Betrieb an — bitte sprechen Sie uns direkt an, statt sich an einer starren Pauschal-Liste zu orientieren.
Der AVV — einfach erklärt
Was ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Rosie im Auftrag Ihres Unternehmens. Er legt fest, wer welche Verantwortung trägt und welche Sicherheitsmassnahmen gelten.
Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter
Ihr Unternehmen ist verantwortlich für die Daten Ihrer Mitarbeitenden. Rosie verarbeitet sie in Ihrem Auftrag — nichts darüber hinaus.
Technische Massnahmen
Verschlüsselung (Übertragung, vertrauliche Felder, Sicherungen), Zugangskontrolle, Audit-Logs, Backup und Recovery.
Sub-Bearbeiter-Verzeichnis
Alle beteiligten Dienstleister mit Sitz und Zweck, nach Art. 19 Abs. 4 revDSG. Für Beteiligte ausserhalb der Schweiz greifen Standardvertragsklauseln. Änderungen kündigen wir 30 Tage im Voraus an; Sie können widersprechen und zum Quartalsende kündigen.
Vertragsende
Export Ihrer Daten und nachweisbare Löschung — Crypto-Shredding inklusive.
Danach
Betrieb, Support und Ausstieg
Was nach dem Kauf passiert, welche Unterstützung es gibt und wie Sie Ihre Daten wieder mitnehmen.
Was passiert nach dem Kauf?
Vier Schritte bis zum ersten produktiven Plan
1
Aktivierungs-E-Mail — Sie erhalten Ihren Admin-Zugang mit Erstanmeldung-Link. Registrieren Sie Ihren Betrieb selbst, schlägt ROSIE passende Einträge aus dem Handelsregister (Zefix) vor und füllt Firmenname und Adresse aus; alles bleibt bearbeitbar.
2
Einrichtungs-Assistent — 6 Schritte: Datenschutz-Hinweis → Firma → Dienste → Mitarbeitende importieren → Sollzeiten → Fertig. Wochenstunden bei 100 % und Arbeitstage pro Woche sind Pflicht; ROSIE schlägt dafür keine Zahl vor. Eine Fortschrittsanzeige zeigt den Stand, Sie können jederzeit pausieren.
3
Mitarbeitende einladen — E-Mail-Einladung pro Person, jede:r loggt sich selbst ein und ergänzt eigene Stammdaten.
4
Ersten Plan erstellen — manuell, mit Paintbrush oder direkt per KI-Dienstplan. Publish sendet Push an alle Mitarbeitenden.
Begleitung optionalSie können den Start selbst gehen oder eine Onsite- bzw. Remote-Schulung dazubuchen. Wir empfehlen für die ersten zwei Monatsabschlüsse eine kurze Begleitung.
Kündigung & Daten-Exit
Fair, transparent, dokumentiert
Sie können Rosie jederzeit kündigen. Nach der Kündigung haben Sie ein 30-Tage-Export-Fenster, in dem Sie alle Stammdaten, Pläne, Aufgaben und Audit-Logs als Datei-Export herunterladen können. Anschliessend erfolgt die endgültige Löschung mit Löschnachweis — entsprechend den Aufbewahrungspflichten nach Art. 958f OR und dem AVV.
30 Tage Export-Fenster
Stammdaten, Pläne, Aufgaben und Prüfpfad — als CSV und JSON.
Löschnachweis
Schriftliche Bestätigung der endgültigen Löschung, inkl. Crypto-Shredding der Schlüssel.
Aufbewahrung nach OR und AVV
Aufbewahrungs- und Löschpflichten sind dokumentiert; die zehnjährige Aufbewahrung nach Art. 958f OR bleibt Ihre Pflicht als Arbeitgeberin.
Support & Schulung
So begleiten wir Sie
Der Service-Umfang ist nicht in starre Tiers gepresst — wir stimmen ihn auf Ihren Betrieb ab. Folgende Bausteine stehen zur Verfügung:
E-Mail-Support
support@rosie-app.ch — eine antwortbare Adresse. Reaktionszeiten regelt der Servicevertrag.
Hilfe und Anleitungen
Die Hilfe in der Haupt-App führt zu öffentlichen Anleitungen. Für Sprachfragen gibt es eine eigene, begrenzte KI-Funktion. Die Support-App hat keinen KI-Chat.
Admin-Schulung
Onboarding-Wizard, Strukturen, Dienste, Wunsch-Budget, erster Plan, Monatsabschluss — remote oder onsite.
Mitarbeitenden-Schulung
App installieren, Dienstplan lesen, Wünsche eintragen, Aufgaben erledigen, krank melden.
Onsite-Begleitung
Auf Wunsch vor Ort beim Go-Live und für die ersten Monatsabschlüsse.
Account Manager
Feste Ansprechperson für grössere Betriebe — Umfang im Beratungsgespräch geklärt.
Häufige Fragen vor dem Kauf
Was Entscheider:innen typischerweise fragen
Müssen wir etwas installieren?
Nein. Rosie ist eine Progressive Web App (PWA) — Browser öffnen, einloggen, fertig. Auf dem Smartphone optional „Zum Startbildschirm hinzufügen" für App-Feeling und Push auf iOS.
Funktioniert Rosie offline?
Nur eingeschränkt — und das ist Absicht. Der Service Worker hält die App selbst lokal, sie startet also auch ohne Netz. Die Dienstplandaten werden bewusst nicht auf dem Gerät zwischengespeichert: sie enthalten besonders schützenswerte Personendaten (Absenzgründe, Krankmeldungen), und Rosie läuft häufig auf geteilten Stations-PCs. Wir tauschen Offline-Komfort gegen Datenschutz. Für die Arbeit mit Rosie braucht es eine Verbindung; Chat-Nachrichten lassen sich offline verfassen und gehen raus, sobald wieder Netz da ist (solange die App geöffnet bleibt).
Können wir Daten aus unserem bestehenden System übernehmen?
Ja. CSV-Import für Stammdaten mit eingebautem DSG-Filter (AHV/IBAN/Religion/Lohn werden blockiert und kontrolliert nachgetragen). Datenübernahme im Rahmen des AVV.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Die App-Oberfläche steht in 4 Sprachen zur Verfügung: DE, FR, IT, EN. Zusätzlich übersetzt der 🌐-Button Chat-Nachrichten in 14 Sprachen client-seitig — passt zu mehrsprachigen Teams.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine erste Anmeldung läuft in rund 30 Minuten. Ein sauberes Setup mit Rollen, Bereichen, Wunsch-Budgets und Genehmiger-Boxen dauert realistisch 2–4 Stunden. Wir begleiten Sie auf Wunsch.
Was passiert mit unseren Daten bei Vertragsende?
30 Tage Export-Fenster, danach endgültige Löschung mit schriftlichem Löschnachweis. Crypto-Shredding der Schlüssel als operativer Widerruf.
Wie ist die KI mit Datenschutz vereinbar?
DSG-Firewall: Prompts an die KI werden anonymisiert (kein staff.id, kein Personenbezug). PII-Sanitizer entfernt E-Mail, AHV, IBAN, Telefon, Datum vor jedem LLM-Call.
Wie sicher ist das Audit?
Merkle-Hash-Kette für Tasks und Audit-Ledger für Schicht-Änderungen. Jeder Eintrag ist mit dem Vorgänger verkettet — Manipulation ist sofort erkennbar.
Funktioniert Rosie ohne Internet?
PWA mit Service Worker hält die App selbst lokal, sodass sie sofort startet. Dienstplandaten werden bewusst nicht auf dem Gerät zwischengespeichert (Datenschutz auf geteilten Stations-PCs).
Können Mitarbeitende und Admin unterschiedliche Rechte haben?
Ja. Granulares RBAC mit frei definierbaren Rollen, Multi-Rolle pro Person und vier separaten Genehmiger-Boxen (Schichtplanung, Dienstzeit-Änderungen, Aufgaben-Verantwortlich, Diensttausch).
Beratungsgespräch anfragen
Wir klären Ihren Bedarf individuell
Service-Umfang, Vertragsdetails und Konditionen besprechen wir direkt mit Ihnen — passend zu Ihrem Betrieb, Ihrer Branche und Ihrer Mitarbeitendenzahl. Das ist effizienter und ehrlicher als jede starre Pauschal-Liste.
E-Mail
support@rosie-app.ch — Reaktionszeiten nach Servicevertrag.
Web
rosie-app.ch — Beratungsformular und Demo-Zugang.
Datenschutzanfragen
datenschutz@rosie-app.ch — Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export.
Was Sie zum Beratungsgespräch vorbereiten könnenMitarbeitendenzahl, Anzahl Standorte/Stationen, typische Schichtmuster (z. B. F/S/N), bestehendes System (Excel, andere Software), gewünschtes Go-Live-Datum. Damit kommen wir schneller zum konkreten Vorschlag.
Rosie Käufer-Handbuch · Version 9.9 · r396
Anbieterin und Auftragsbearbeiterin: Digital Passion GmbH, Haldenstrasse 16, 4600 Olten · CHE-154.512.796
Fragen? support@rosie-app.ch · rosie-app.ch
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Anbieterin und Auftragsbearbeiterin: Digital Passion GmbH, Haldenstrasse 16, 4600 Olten · CHE-154.512.796
Fragen? support@rosie-app.ch · rosie-app.ch
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