Rosie — Die volle Konfiguration

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Als Admin steuerst du alles: Mitarbeitende, Strukturen, Dienste, Pläne, Genehmigungen, Auswertungen. Empfehlung beim ersten Login: Onboarding-Wizard durchlaufen, danach Strukturen → Dienste → Wunsch-Budget, anschliessend den ersten Plan erstellen.

Bei der Registrierung eines neuen Betriebs schlägt ROSIE im ersten Schritt ab drei eingegebenen Zeichen passende Einträge aus dem Handelsregister (Zefix) vor. Wählst du einen Vorschlag, füllt ROSIE Firmenname, Adresse, PLZ, Ort und Kanton aus; alles bleibt bearbeitbar. Findet die Suche nichts oder ist sie nicht erreichbar, gibst du die Angaben von Hand ein — «Weiter» bleibt immer möglich. Die Wochenstunden bei 100 % (20–50 h) und die Arbeitstage pro Woche (5, 6 oder 7) sind Pflicht; ROSIE schlägt dafür keine Zahl vor.

Der Einrichtungs-Assistent führt in 6 Schritten (0–5) durch: Datenschutz-Aufklärung → Firma → Dienste → Mitarbeiter importieren → Sollzeiten → Fertig. Eine Fortschrittsanzeige zeigt den aktuellen Schritt. Schliesst du den Assistenten mitten im Ausfüllen (Schritt 1–4), fragt er nach, ob du wirklich schliessen willst — bestätigst du, merkt er sich NUR die Schritt-Position (nicht die Eingaben) lokal im Browser und bietet beim nächsten Öffnen an, dort fortzusetzen oder neu zu beginnen.

Rollen sind frei pro Tenant definierbar (Strukturen → Rollen). Pro Mitarbeitende:r: Multi-Rollen + „Display-Role" für die Anzeige; zusätzliche Flags: isScheduler, Springerpool, mayMessageAll.

Vier separate Genehmiger-Boxen wählen pro Rolle:

Der Strukturen-Tab hat 4 Sub-Pills:

Bürotag-Zeit wird global gesetzt (Start/Pause/Ende). Bürotage pro Rolle (Anzahl, Frequenz Woche/Monat).

Wochenenden und Bürotage planen

Unter Admin → Strukturen → Rollen legst du fest, wie die Planung Wochenenden und Bürotage berücksichtigt. Die Einstellungen gelten für euren Betrieb.

Ganze Wochenenden

Ist die Einstellung aktiv, bevorzugt die Planung am Sonntag Personen, die schon am Samstag gearbeitet haben. Bei Überlast oder fehlender Deckung weicht sie davon ab. Dadurch können einzelne Samstags- oder Sonntagsdienste entstehen.

Bürotag oder Dienstbedarf

Mit Bedarf zuerst verschiebt die Planung den Bürotag, wenn sonst Dienstplätze fehlen könnten. Mit Bürotag zuerst bleibt der Tag reserviert; dadurch können Dienstlücken entstehen.

Bürotage ans Pensum anrechnen

Bei Ja zählt die Dauer des Bürotags zur geplanten Arbeitszeit der Person. Bei Nein bleibt sie ausserhalb der Stundenverteilung. Die Auswahl steuert die Planung.

Bürotag ersetzt oder ergänzt einen Dienst

Inklusive reserviert den Tag für Büroarbeit. Additiv erlaubt am selben Tag zusätzlich einen Dienst, sofern Zeiten und Arbeitsrecht es zulassen. Bürotag und Dienst müssen dabei im selben Planbereich liegen.

Unter Unternehmen gibst du die Branche als Freitext an (z.B. Pflege, Gastronomie, Spitex, Reinigungsdienst). Es gibt keine Branchen-Vorlagen oder Schichttypen-Vorschläge — die Angabe dient rein internen Berichten, Dienste legst du immer selbst unter Admin → Dienste an.

„+ Mitarbeiter" → Pflichtfelder Vorname/Nachname/E-Mail/Rolle. Die Team-Liste zeigt jede Person in einer kompakten Zeile. Bei Personen mit Zugang öffnet «Nachricht» (Sprechblase) direkt eine Unterhaltung; bei Personen ohne Zugang, aber mit hinterlegter E-Mail steht stattdessen «Zugang senden» (offenes Schloss). Im Edit-Modal pflegst du:

Pro Dienst pflegst du: Name, Kürzel, Start/Ende, Pausen-Modus (paid_break ja/nein — r163), Farbe, Bereich, Multi-Select Abteilungen, Rollen-Einschränkung.

Die Sitzungs-Default-Dienst-Einstellung für Meetings ist additiv. Es gibt keine Branchen-Templates — jeder Dienst wird von Hand angelegt. Dienste wirken überall (Dienstplan, Wunsch-Formular, Zulagen, KI, Paintbrush).

Max h/Tag, h/Woche, Ruhezeit, Warn-Schwellen. Überstunden: Schwelle, Vergütung (pay / timeoff / both), Multiplikator. Kanton-Wahl + Sollzeiten-Rechner. Kantons-Feiertage werden automatisch eingespielt.

Tenant-konfigurierbare ArG-Regeln:

Im Admin-Tab Dienst-/Freiwünsche setzt du pro Bereich × Priorität (1–3) Limits. Zeitraum: rollend oder festes Datum-Fenster. countFremdwuensche entscheidet, ob Planer-Einträge gegen das MA-Guthaben zählen. Bei mehreren Bereichen pro MA gewinnt der strengste Bereichs-Limit.

4 Typen: sickness / sickness_longterm / accident / accident_longterm. Workflow pending → approved / rejected / cancelled. Approver-Rollen sind konfigurierbar (Default: Administrator, Dienstplaner, Pflegedienstleitung, Tagesverantwortung). Modus GLOBAL oder PRO_STATION.

Nach der Genehmigung erscheint die Absenz im Plan und sperrt die Tage für die KI-Planung. Wochenende und Feiertage lassen sich konfigurierbar ausschliessen. Push-Mitteilungen zu Absenzen nennen auf dem Sperrbildschirm weder Namen noch Absenzart noch Ablehnungsgrund.

Du kannst eine Absenz für jede Person genehmigen oder nacherfassen — auch für archivierte, deaktivierte oder ausgetretene Personen —, und zwar für alle Tage vom Eintritt bis und mit dem Austrittsdatum. Tage nach dem Austritt (oder vor dem Eintritt) genehmigt ROSIE nie und schreibt sie nie in den Plan. Reicht eine Absenz über den Austritt hinaus, bietet ROSIE «Bis Austrittstag genehmigen» an und kürzt nie von selbst; bei einer Krank- oder Unfallmeldung weist die Rückfrage zusätzlich auf Art. 336c OR hin (hat der Betrieb gekündigt, kann sich die Kündigungsfrist verlängern — dann zuerst das Austrittsdatum anpassen). Genehmigungsliste und Planer-Cockpit kennzeichnen archivierte, deaktivierte und ausgetretene Personen, ohne Gesundheitsstatus oder Austrittsgrund. Ist der Austritt schon verarbeitet, erinnert die Rückfrage daran, dass ROSIE nur noch den Austrittsmonat rechnet — ist dieser Lohn schon gelaufen, braucht es eine Nachmeldung an die Lohnbuchhaltung.

Offene Anträge jeder Art zieht die Person selbst zurück. Eine genehmigte Krank- oder Unfallmeldung zieht sie nur zurück, wenn sie diese selbst gemeldet hat; alle übrigen genehmigten Absenzen, Ferien und Sperrdaten nimmt nur die Verwaltung zurück, mit Siegelprüfung und Protokoll. Zieht eine Person eine genehmigte Absenz zurück, erhalten die genehmigende Person und die Dienstplanung ihres Bereichs die Mitteilung «Absenz zurückgezogen»: als Push ohne Namen und ohne Absenzart, in der App 14 Tage lang mit Name, Zeitraum und Zahl der ersetzten Dienste. Die bei der Genehmigung ersetzten Dienste kommen nicht zurück, und nichts wird automatisch geschlossen — plane die Tage neu. Der Push folgt dem Schalter «Genehmiger bei neuen Anträgen benachrichtigen».

Mitarbeitende hängen das Arztzeugnis als Foto oder PDF an (höchstens 3 MB) oder reichen es unter «Meine Meldungen» nach; die Genehmigenden werden benachrichtigt. Du öffnest und lädst es in der Genehmigung herunter. Ein bereits vorhandenes Zeugnis ersetzt nur die Administration.

Publish und Print sind getrennte Flows (r154): Publish sendet Push an alle MA und zeigt MA den Bereich; Print wirkt auf den Druckdialog. Die Veröffentlichungs-Historie ist verfügbar; der Status-Quo-Monatsstrip zeigt ein Published-Badge.

Dienste tauschen und offene Schichten übernehmen können Mitarbeitende erst in veröffentlichten Monaten; vorher sehen sie ihre Dienste gestrichelt mit «noch nicht veröffentlicht — Änderungen möglich». In allen Plänen steht vor dem Namen ein kleines Profilfoto oder die Initialen; JPG-Export und Druck bleiben ohne Fotos. In der Wochenansicht der Planung ist auf dem Handy immer die ganze Woche sichtbar; Tippen zeigt Dienstname und Zeiten.

Eine Einspring-Prämie gehört zu einer einzelnen offen ausgeschriebenen Schicht; Mitarbeitende melden sich im Reiter «Plan» unter «Offene Übernahmen», du genehmigst. Vergangene und undatierte Ausschreibungen erscheinen dort nicht mehr. Beim Übernehmen prüft ROSIE Ferien, Absenzen und Sperrzeiten der Person sowie die Regeln des Arbeitsgesetzes. Ein Springer-Einsatz läuft über den Springer-Pool = Personen-Liste mit Zulagen (eigene Karten: adminSpringerCard, adminSpringerListingCard).

Der Tab „Schichten-Tausch" hat 3 Sub-Tabs:

Mutations-Polling alle 60 s (window.mutationsRefreshTimer). Mehrere Genehmiger pro Mutation möglich; Approval-Timeline + Notizen. Genehmigen geht auch direkt aus der Push-Notification (Deep-Link).

Unter Admin → Daten › Lohn steht «Monatsabschluss & Siegel». Nach der Publikation und dem Monatsende kann die Administration einen Monat siegeln. Der gesiegelte Monat ist schreibgeschützt, bis die Administration das Siegel mit Begründung aufhebt. Die Funktion braucht die Stufe Compliance; Lohn- und Zeitexporte bleiben auch ohne Siegel verfügbar. Vor einem Export zeigt ROSIE, ob ein eingefrorener Stand vorliegt. Ältere Siegel ohne Datenschnappschuss werden ausdrücklich gekennzeichnet.

Export: Standard-CSV und PDF. Einen XLSX-Export gibt es derzeit nicht.

Wer im Export steht, richtet sich nach dem Datum: Lohn-Export und Zeitausweis nehmen jede Person auf, die im gewählten Monat angestellt war — auch im Austrittsmonat, mit Krank- und Unfalltagen. Auch Personen, die nach dem Austritt schon archiviert wurden, rechnet der Export mit und nennt sie in einem Hinweis; in der Zeitausweis-Auswahl tragen sie den Zusatz «(archiviert)». Können sie nicht geladen werden, fragt ROSIE vor dem Export nach. Der Zeitausweis rechnet die Sollzeit vom Eintritt bis zum Austritt.

Admin → Zulagen: Zeitzuschläge (Karten-UI mit 24h-Balken), Berechnungs-Modi Lohn-% / Zeit-% / Satz-%. Zuschläge für Springer-Einsätze und Einspring-Prämien (CHF/Einsatz).

Min-Konfidenz 0.5–1.0 (Default 0.7), Min-Vorkommen 2–50 (Default 5 / 30-Tage-Fenster). Prompts sind anonymisiert — kein staff.id im LLM-Pfad (DSG-Firewall).

An eine Aufgabe lassen sich Fotos und PDF vom Gerät anhängen — beim Anlegen durch die Planung (bis 3 Dateien) und danach im Verlauf der Aufgabe durch alle, die dort schreiben dürfen; am Handy direkt mit der Kamera oder aus der Dateiauswahl. Je Datei höchstens 3 MB (grosse Fotos verkleinert die App), höchstens 10 Anhänge je Aufgabe und 20 Uploads je Person in 10 Minuten; gespeichert wird verschlüsselt. Sehen darf einen Anhang, wer den Verlauf der Aufgabe sehen darf; entfernen dürfen ihn die hochladende Person, die auftraggebende Person und die Administration. Anhänge werden mit der Aufgabe gelöscht, sonst mit dem Verlauf nach zwei Jahren.

PDF/DOCX bis 25 MB, Objektspeicher (tenants/{tenantId}/qms/{id}), Metadaten in der Datenbank (qms_documents). Upload-Berechtigung über qmsUploaderRoles (Admin oder konfigurierte Rollen).

3 Visibility-Modi: task_only (Default), public, roles_restricted mit visible_roles JSON. Soft-Delete cascadet zu task_qms_links.

Doc-Picker im Task-Editor (#taskNewQmsPicker): Chips mit comma-separated data-ids; PATCH /api/tasks/:id/qms-links mit {add:[], remove:[]}. Zur Auswahl stehen nur Dokumente, welche die Person selbst lesen darf; ein verlinktes Dokument entfernen können die auftraggebende Person, die Dienstplanung und die Administration.

Alle Ideen mit Autor sichtbar. Status-Buttons (eingereicht / in_pruefung / umgesetzt / abgelehnt), Admin-Notizen, is_appropriate-Filter.

Live-Push an alle Admin / Scheduler / Developer bei neuer Idee (r152, pushGated idea_received). Merkle-Hash + parent_hash in improvement_suggestions. Auto-Sync alle 60 s.

Messaging-Policy: 1to1 (offen) / groups (innerhalb Teams) / hierarchy. Zusatz peerChat: off / company / bereich. Per-Staff mayMessageAll umgeht die Policy.

Quiet Hours: companySettings.quietHours {enabled, start, end} — Default 22:00–07:00. Im Zeitfenster werden alle Push-Kategorien lautlos zugestellt. Mitarbeitende können unter «Mein Profil» → «Benachrichtigungen» eine eigene Ruhezeit ergänzen, die das Fenster nur verlängert, nie verkürzt. Eine Push-Mitteilung zu einer neuen Nachricht nennt nur den Absender, nie den Text.

Alarm-Kategorien einzeln steuerbar: bounty · planPublished · adminAlert · messages · absenceResult. Ausnahme: Bleibt eine ausgeschriebene Schicht unbesetzt oder läuft eine Ausschreibung ab, ohne dass jemand übernommen hat, erhalten Planung und Administration diese Meldung immer — auch wenn sie die Kategorie abgewählt haben.

Web Push via VAPID, idempotenter Subscribe-UPSERT nach Login (subscribeToPushNotifications(true)). iOS: Push nur in der installierten PWA möglich. Pro Kategorie aktiv/inaktiv (siehe Nachrichten-Policy).

Admin → System: Quick-Audit, KPI-Analyse, Speicherdauer-Config, Audit-Ledger mit Merkle-Hash-Kette über AUDIT_LEDGERS + Storage-Fallback (r154 Quick-Audit-Fix). Jeder Eintrag enthält Vorgänger-Hash; Manipulation ist sofort erkennbar. Nachvollziehbarer Prüfpfad.

Der Server erkennt Duplikate immer serverseitig per E-Mail und überspringt sie — es gibt keinen "alles überschreiben"-Modus mehr. DSG-Filter blockt AHV, IBAN, Religion, Gehalt, Gesundheitsdaten. Für einen kompletten Neuaufbau steht zusätzlich der 6-Schritte-Einrichtungs-Assistent zur Verfügung (s. Abschnitt oben).

Lohnvorbereitung braucht eine Aktivierung; Export-Formate: CSV / PDF inkl. r163-Erweiterung (paid/unpaid Pausen, Springer-Einsätze und Einspring-Prämien separat).

Dienstplan herunterladen

Im Dienstplan findest du oben die Knöpfe PDF, JPG und ICS. Mit PDF druckst du den Plan, mit JPG speicherst du ihn als Bild. ICS lädt deine eigenen Dienste als Kalenderdatei herunter. Unter Admin → Daten › Hinaus führt dich der Eintrag zum Dienstplanexport dorthin.

Optionale Module mit Lizenz: Qualitätsmanagement (QMS) · Voice-to-Schedule · Lohnvorbereitung & Finanzen · Smart Matchmaker · Belastungs-Radar · Regio-Netzwerk. Texterkennung (OCR) gibt es nicht mehr.

4 App-Sprachen: DE / FR / IT / EN — 42 Keys × 4 Sprachen = 168 Übersetzungen (monatsabschluss / mahistory / qms / shift_rules / preferences / vacation / common). Definitionen auch für RM / SQ / BS vorhanden. Chat-Übersetzung: 14 Sprachen client-seitig.

Login: PBKDF2-SHA-256 (4 × 100 000 verkettete Iterationen, Salt). Session-Token; nach 30 Minuten ohne Eingabe endet die Sitzung, das Anmeldefenster nennt den Grund. Einladungs-E-Mail von support@rosie-app.ch, der Link gilt 7 Tage. Für bereits erfasste Personen ohne Zugang sendet «Zugang senden» einen Link, mit dem sie ihr Passwort selbst setzen (ebenfalls 7 Tage); hat die Person schon ein Passwort, lehnt ROSIE ab und ändert nichts. Passwort vergessen: Link auf der Anmeldeseite, 60 Minuten gültig. Self-Service-Passwortwechsel im eigenen Profil.

Globaler ESC-Handler + Focus-Trap in Modals. ARIA-progressbar für den Onboarding-Wizard. Mode-Pills für die Helligkeit.