Rosie — La configurazione completa

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Come admin controlli tutto: collaboratori, strutture, turni, piani, approvazioni, valutazioni. Consiglio al primo login: completa il Wizard di onboarding, poi Strutture → Turni → Budget desideri, quindi crea il primo piano.

Alla registrazione di una nuova azienda, già nel primo passo ROSIE propone, a partire da tre caratteri inseriti, le iscrizioni corrispondenti del registro di commercio (Zefix). Se scegli una proposta, ROSIE compila nome dell’azienda, indirizzo, NPA, località e cantone; tutto resta modificabile. Se la ricerca non trova nulla o non è raggiungibile, inserisci i dati a mano — «Avanti» resta sempre possibile. Le ore settimanali al 100 % (20–50 h) e i giorni lavorativi per settimana (5, 6 o 7) sono obbligatori; ROSIE non propone alcun numero.

L'assistente di configurazione ti guida in 6 passi (0–5): Informativa privacy → Azienda → Turni → Importa collaboratori → Ore target → Fatto. Un indicatore mostra il passo attuale. Se chiudi l'assistente a metà (passi 1–4), chiede conferma; una volta confermato, memorizza SOLO la posizione del passo (non i dati inseriti) localmente nel browser e propone di continuare o ricominciare alla prossima apertura.

I ruoli sono definibili liberamente per tenant (Strutture → Ruoli). Per collaboratore: multi-ruolo + «Display-Role» per la visualizzazione; flag aggiuntivi: isScheduler, Springerpool, mayMessageAll.

Quattro box approvatori separati da selezionare per ruolo:

La scheda Strutture ha 4 sub-pill:

L'orario del giorno d'ufficio viene impostato a livello globale (inizio/pausa/fine). Giorni d'ufficio per ruolo (numero, frequenza settimana/mese).

Pianificare fine settimana e giornate d’ufficio

In Admin → Strutture → Ruoli definisci come la pianificazione considera i fine settimana e le giornate d’ufficio. Le impostazioni valgono per la vostra struttura.

Fine settimana interi

Quando l’impostazione è attiva, per la domenica la pianificazione preferisce chi ha già lavorato il sabato. Può discostarsene in caso di sovraccarico o copertura insufficiente. L’impostazione non garantisce quindi che le stesse persone lavorino sempre entrambi i giorni.

Giornata d’ufficio o fabbisogno dei turni

Con Priorità ai turni, la pianificazione sposta la giornata d’ufficio se alcuni turni rischiano di restare scoperti. Con Priorità all’ufficio, la giornata rimane riservata; alcuni turni possono quindi restare scoperti.

Conteggiare le giornate d’ufficio nelle ore pianificate

Con Sì, la durata della giornata d’ufficio conta nelle ore di lavoro pianificate della persona. Con No, resta esclusa dalla distribuzione delle ore. La scelta agisce sulla pianificazione.

La giornata d’ufficio sostituisce o integra un turno

La modalità Inclusivo riserva la giornata al lavoro d’ufficio. La modalità Additivo permette un turno aggiuntivo nello stesso giorno, se gli orari e il diritto del lavoro lo consentono. La giornata d’ufficio e il turno devono appartenere allo stesso ambito di pianificazione.

In Azienda inserisci il settore come testo libero (es. cura, ristorazione, assistenza domiciliare, pulizie). Non esistono modelli di settore o proposte di tipi di turno — il campo serve solo per i report interni, i turni si creano sempre autonomamente in Admin → Turni.

«+ Collaboratore» → campi obbligatori nome/cognome/e-mail/ruolo. L’elenco del team mostra ogni persona in una riga compatta. Per le persone con accesso, «Messaggio» (fumetto) apre direttamente una conversazione; per le persone senza accesso ma con un’e-mail registrata compare invece «Invia l’accesso» (lucchetto aperto). Nel modale di modifica gestisci:

Per turno gestisci: nome, sigla, inizio/fine, modalità pausa (paid_break sì/no — r163), colore, area, multi-select reparti, restrizione di ruolo.

L'impostazione turno di default per sessione per i meeting è additiva. Non ci sono template di settore — ogni turno viene creato a mano. I turni hanno effetto ovunque (piano, modulo desideri, supplementi, IA, paintbrush).

Max h/giorno, h/settimana, tempo di riposo, soglie di avviso. Straordinari: soglia, compenso (pay / timeoff / both), moltiplicatore. Scelta del cantone + calcolatore ore previste. I giorni festivi cantonali vengono inseriti automaticamente.

Regole LL configurabili per tenant:

Nella scheda admin Desideri di turno/liberi imposti i limiti per area × priorità (1–3). Periodo: scorrevole o finestra di date fissa. countFremdwuensche decide se le voci del pianificatore contano sul credito del collaboratore. Con più aree per collaboratore vince il limite di area più severo.

4 tipi: sickness / sickness_longterm / accident / accident_longterm. Workflow pending → approved / rejected / cancelled. I ruoli degli approvatori sono configurabili (default: Amministratore, Pianificatore turni, Direzione delle cure, Responsabile di giornata). Modalità GLOBAL o PRO_STATION.

Dopo l’approvazione l’assenza compare nel piano e blocca i giorni per la pianificazione IA. Fine settimana e giorni festivi possono essere esclusi in modo configurabile. Sulla schermata di blocco, le notifiche push sulle assenze non indicano né il nome, né il tipo di assenza, né il motivo di un rifiuto.

Puoi approvare o registrare a posteriori un’assenza per qualsiasi persona — anche archiviata, disattivata o uscita —, per tutti i giorni dall’entrata fino alla data di uscita inclusa. ROSIE non approva mai i giorni dopo l’uscita (o prima dell’entrata) e non li scrive mai nel piano. Se un’assenza va oltre l’uscita, ROSIE propone «Approva fino al giorno di uscita» e non accorcia mai da sé; per una segnalazione di malattia o infortunio la richiesta di conferma rimanda inoltre all’art. 336c CO (se il datore di lavoro ha disdetto il contratto, il termine di disdetta può prolungarsi — in tal caso adegua prima la data di uscita). La lista delle approvazioni e il cockpit di pianificazione contrassegnano le persone archiviate, disattivate e uscite, senza stato di salute né motivo dell’uscita. Se l’uscita è già elaborata, la richiesta di conferma ricorda che ROSIE calcola ormai solo il mese di uscita — se questo stipendio è già stato elaborato, serve una notifica successiva alla contabilità salariale.

La persona ritira da sé le richieste aperte di ogni tipo. Una segnalazione di malattia o infortunio approvata la ritira solo se l’ha segnalata lei stessa; tutte le altre assenze, ferie e date bloccate approvate le ritira solo l’amministrazione, con verifica del sigillo e protocollo. Se una persona ritira un’assenza approvata, la persona che l’ha approvata e la pianificazione del suo settore ricevono la notifica «Assenza ritirata»: come push senza nome né tipo di assenza, nell’app per 14 giorni con nome, periodo e numero di turni sostituiti. I turni sostituiti al momento dell’approvazione non ritornano e nulla viene chiuso automaticamente — ripianifica i giorni. Il push segue l’interruttore «Notifica agli approvatori le nuove richieste».

I collaboratori allegano il certificato medico come foto o PDF (al massimo 3 MB) oppure lo consegnano più tardi in «Le mie segnalazioni»; gli approvatori vengono avvisati. Lo apri e lo scarichi nell’approvazione. Un certificato già presente lo sostituisce solo l’amministrazione.

Publish e Print sono flussi separati (r154): Publish invia un push a tutti i collaboratori e mostra loro l'area; Print agisce sulla finestra di stampa. La cronologia di pubblicazione è disponibile; lo strip mensile dello status quo mostra un badge Published.

I collaboratori possono scambiare turni e assumere turni aperti solo nei mesi pubblicati; prima vedono i loro turni tratteggiati con «non ancora pubblicato — modifiche possibili». In tutti i piani, davanti al nome compare una piccola foto profilo o le iniziali; l’esportazione JPG e la stampa restano senza foto. Nella vista settimanale della pianificazione, sul telefono è sempre visibile l’intera settimana; un tocco mostra il nome del turno e gli orari.

Un premio di sostituzione appartiene a un singolo turno messo a bando; i collaboratori si propongono nella scheda «Piano» in «Turni aperti», tu approvi. I bandi passati o senza data non vi compaiono più. All’assunzione di un turno ROSIE verifica ferie, assenze e periodi bloccati della persona e le regole della legge sul lavoro. Un intervento jolly passa dal pool di jolly = elenco di persone con supplementi (card dedicate: adminSpringerCard, adminSpringerListingCard).

La scheda «Scambio turni» ha 3 sub-scheda:

Polling delle mutazioni ogni 60 s (window.mutationsRefreshTimer). Possibili più approvatori per mutazione; timeline di approvazione + note. L'approvazione è possibile anche direttamente dalla notifica push (deep-link).

In Admin → Import/Export, «Chiusura mensile e sigillo» consente all’amministrazione di sigillare un mese pubblicato dopo la fine del mese. Il mese resta protetto dalla scrittura finché l’amministrazione non rimuove il sigillo con una motivazione. Il sigillo richiede il livello Compliance; le esportazioni di paghe e ore restano disponibili senza sigillo. Prima dell’esportazione ROSIE indica se esiste uno stato congelato. I vecchi sigilli senza istantanea sono segnalati.

Esportazione: CSV standard e PDF. Al momento non esiste un’esportazione XLSX.

Chi compare nell’esportazione dipende dalla data: l’esportazione salari e l’attestato orario includono ogni persona impiegata nel mese scelto — anche nel mese di uscita, con i giorni di malattia e infortunio. Anche le persone già archiviate dopo l’uscita vengono conteggiate, e l’esportazione le indica in una nota; nella selezione dell’attestato orario portano l’aggiunta «(archiviato/a)». Se non possono essere caricate, ROSIE chiede conferma prima dell’esportazione. L’attestato orario calcola il tempo previsto dall’entrata fino all’uscita.

Admin → Supplementi: supplementi di tempo (UI a card con barra 24h), modalità di calcolo salario-% / tempo-% / tariffa-%. Supplementi per interventi jolly e premi di sostituzione (CHF/intervento).

Confidenza min. 0.5–1.0 (default 0.7), occorrenze min. 2–50 (default 5 / finestra di 30 giorni). I prompt sono anonimizzati — nessun staff.id nel percorso LLM (firewall LPD).

A un compito si possono allegare foto e PDF dal dispositivo — alla creazione da parte della pianificazione (fino a 3 file) e poi nella cronologia del compito da parte di tutti coloro che vi possono scrivere; sul telefono direttamente con la fotocamera o dalla selezione file. Al massimo 3 MB per file (l’app riduce le foto grandi), al massimo 10 allegati per compito e 20 caricamenti per persona in 10 minuti; il salvataggio è cifrato. Un allegato lo vede chi può vedere la cronologia del compito; possono rimuoverlo la persona che lo ha caricato, la persona che ha assegnato il compito e l’amministrazione. Gli allegati vengono eliminati con il compito, altrimenti con la cronologia dopo due anni.

PDF/DOCX fino a 25 MB, storage a oggetti (tenants/{tenantId}/qms/{id}), metadati nel database (qms_documents). Autorizzazione di upload tramite qmsUploaderRoles (Admin o ruoli configurati).

3 modalità di visibilità: task_only (default), public, roles_restricted con visible_roles JSON. Il soft-delete fa cascade verso task_qms_links.

Doc-Picker nell'editor compiti (#taskNewQmsPicker): chip con data-ids separati da virgola; PATCH /api/tasks/:id/qms-links con {add:[], remove:[]}. Sono selezionabili solo i documenti che la persona stessa può leggere; un documento collegato possono rimuoverlo la persona che ha assegnato il compito, la pianificazione e l’amministrazione.

Tutte le idee visibili con autore. Pulsanti di stato (inviata / in_pruefung / realizzata / respinta), note admin, filtro is_appropriate.

Push live a tutti gli Admin / Scheduler / Developer alla nuova idea (r152, pushGated idea_received). Merkle-Hash + parent_hash in improvement_suggestions. Auto-sync ogni 60 s.

Policy di messaggistica: 1to1 (aperta) / groups (all'interno dei team) / hierarchy. Aggiunta peerChat: off / company / bereich. Per collaboratore mayMessageAll aggira la policy.

Quiet Hours: companySettings.quietHours {enabled, start, end} — default 22:00–07:00. Nella finestra temporale tutte le categorie push vengono consegnate in modo silenzioso. In «Il mio profilo» → «Notifiche» i collaboratori possono aggiungere un proprio orario di riposo, che prolunga soltanto la finestra, senza mai accorciarla. Una notifica push per un nuovo messaggio indica solo il mittente, mai il testo.

Categorie di allarme controllabili singolarmente: bounty · planPublished · adminAlert · messages · absenceResult. Eccezione: se un turno messo a bando resta scoperto o un bando scade senza che nessuno lo assuma, pianificazione e amministrazione ricevono sempre questo messaggio — anche se hanno disattivato la categoria.

Web Push via VAPID, UPSERT di subscribe idempotente dopo il login (subscribeToPushNotifications(true)). iOS: push possibile solo nella PWA installata. Per categoria attivo/inattivo (vedi Policy messaggi).

Admin → Sistema: Quick-Audit, analisi KPI, config della durata di conservazione, Audit-Ledger con catena Merkle-Hash su AUDIT_LEDGERS + storage-fallback (r154 Quick-Audit-Fix). Ogni voce contiene l'hash del predecessore; la manipolazione è immediatamente rilevabile. Traccia di controllo verificabile.

Il server riconosce sempre i duplicati per e-mail lato server e li salta — non esiste più la modalità "sovrascrivi tutto". Il filtro LPD blocca AVS, IBAN, religione, salario, dati sanitari. Per una configurazione completa è disponibile anche l'assistente di configurazione in 6 passi (v. sezione sopra).

La preparazione salari richiede un'attivazione; formati di export: CSV / PDF incl. estensione r163 (pause pagate/non pagate, interventi jolly e premi di sostituzione separati).

Scaricare il piano dei turni

In alto nel piano dei turni trovi i pulsanti PDF, JPG e ICS. PDF permette di stampare il piano e JPG di salvarlo come immagine. ICS scarica i tuoi turni personali in un file calendario. In Admin → Import/Export, la voce per esportare il piano dei turni ti porta a questi pulsanti.

Moduli opzionali con licenza: Gestione della qualità (QMS) · Voice-to-Schedule · Preparazione salari & finanze · Smart Matchmaker · Radar di carico · Rete regionale. Il riconoscimento del testo (OCR) non esiste più.

4 lingue app: DE / FR / IT / EN — 42 chiavi × 4 lingue = 168 traduzioni (monatsabschluss / mahistory / qms / shift_rules / preferences / vacation / common). Definizioni presenti anche per RM / SQ / BS. Traduzione chat: 14 lingue lato client.

Login: PBKDF2-SHA-256 (4 × 100 000 iterazioni concatenate, salt). Token di sessione; dopo 30 minuti senza input la sessione termina e la finestra di accesso ne indica il motivo. E-mail di invito da support@rosie-app.ch, link valido 7 giorni. Per le persone già registrate senza accesso, «Invia l’accesso» invia un link con cui impostano da sé la password (anch’esso 7 giorni); se la persona ha già una password, ROSIE rifiuta e non cambia nulla. Password dimenticata: link nella pagina di accesso, valido 60 minuti. Cambio password self-service nel proprio profilo.

Handler ESC globale + focus-trap nei modali. Barra di avanzamento ARIA per il wizard di onboarding. Mode-pill per la luminosità.