Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Arbeitszeit-Verzeichnisse und ähnliche Unterlagen müssen nach Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 (i. V. m. Art. 46 ArG) mindestens 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden. Geschäftsbücher und Buchungsbelege — dazu zählen Lohnabrechnungen — unterliegen nach Art. 958f OR einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht, gerechnet ab Ablauf des Geschäftsjahres. Stand: SR 822.111 Art. 73, SR 220 Art. 958f — geprüft 26.08.2026

Fristen im Überblick

Gegenstand	Norm	Frist
Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeitszeit	Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 i.V.m. Art. 46 ArG	mindestens 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit
Geschäftsbücher / Buchungsbelege (inkl. Lohnbelege)	Art. 958f OR	10 Jahre, ab Ablauf des Geschäftsjahres

Wörtlich aus Art. 958f OR: „Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte […] werden während zehn Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. […] Sie können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, sofern die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können."

Wichtiger Unterschied zur Intuition: die Frist beginnt mit dem Ablauf der Gültigkeit der Unterlage bzw. des Geschäftsjahres — nicht erst mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses der betroffenen Person. Ein Dienstplan aus dem ersten Beschäftigungsjahr einer noch aktiven Mitarbeiterin unterliegt derselben Frist wie der eines bereits ausgetretenen Kollegen.

ROSIE führt für publizierte Pläne und deren nachträgliche Änderungen einen verketteten Nachweis (Merkle-Kette), in dem nachträgliche Änderungen erkennbar werden — die Aufbewahrungslogik richtet sich nach den oben genannten gesetzlichen Fristen, nicht nach einem willkürlich gewählten Wert.

ROSIE ist ein Planungswerkzeug und ersetzt keine Rechts- oder Treuhandberatung. Die rechtliche Verantwortung für publizierte Dienstpläne und Lohnabrechnungen liegt beim Arbeitgeber.